راهنمای ثبت صورتجلسه تغییرات

در اولین گام از ثبت تغییرات، به سامانه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه فرمایید و فرم های مربوطه را به ترتیب زیر تکمیل نمایید.

تب صورتجلسه تغییرات را از بالای صفحه انتخاب کنید.

در صفحه شیوه درخواست، با انتخاب گزینه «با شناسه ملی»، شناسه ملی شرکت را وارد نمایید.

در گام بعدی، در قسمت اطلاعات شخصیت حقوقی ، اطلاعات شرکت را تکمیل نمایید.

خوشه و گروه شرکت را از منوی کشویی انتخاب و ثبت کنید.

در ادامه این مطلب، نمونه ای از ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه ارائه شده است.

در ورود اطلاعات، همواره باید دقت داشت که تاریخ صورتجلسه و ساعت شروع جلسه عینا مطابق با صورتجلسه تنظیمی شرکت باشد.

در قسمت نصاب جلسه، در صورتیکه کلیه شرکا و سهامداران در جلسه حضور داشته باشند گزینه کلیه شرکا و سهامداران را انتخاب نمایید.

و در ادامه باید اطلاعات متقاضی ثبت تغییرات در سامانه، را تکمیل کنید.

در قسمت نام امضاکننده دفتر ، نام و اطلاعات نماینده شرکت، که در آینده برای پیگیری امور مربوط به ثبت تغییرات و امضا نمودن اسناد به اداره ثبت مراجعه می کند را وارد نمایید.

توجه: پس از ورود اطلاعات شرکت، شماره پیگیری که در بالای صفحه درج شده را ذخیره کنید.

در گام بعدی ، یعنی تصمیمات جلسه، بایستی از منوی کشویی، نوع تصمیمی که در جلسه اتخاذ شده را انتخاب کنید.

برای مثال اگر در صورتجلسه تنظیمی، سمت هیئت مدیره انتخاب و تعیین شده است، باید گزینه انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره را انتخاب نمود. و سپس بر روی دکمه افزودن تصمیم جدید کلیک کنید تا در قسمت تصمیم جلسه ثبت شود.

گام بعدی، تکمیل نمودن بخش اشخاص می باشد. در این بخش باید کلیه اشخاص حاضر در جلسه مشتمل بر کلیه سهامداران و اعضای هیات رئیسه را وارد نمود. برطبق ماده 101 لايحه اصلاحي قانون تجارت، حتما باید دو ناظر و یک رئیس و یک منشی در جلسه حضور داشته باشند. ( يك رئيس و دو ناظر و يك منشي، كه رئيس و دو ناظر بايد از سهامداران باشند اما منشي مي تواند يا سهامدار باشد يا خارج از سهامداران باشد)

نکته:  در تنظیم صورتجلسه ارسالی به اداره ثبت از طریق پست و همچنین ورود اطلاعات در سامانه، به موارد زیر دقت فرمایید:

1. اسامي و تعداد سهام سهامداران در ابتداي صورتجلسه تنظیمی باید درج گردد.

2- اسامي كليه سهامداران و اعضای هیات رئیسه در قسمت اشخاص حاضر در جلسه در سامانه وارد و امضاء آنها نيز ذيل صورتجلسه تنظیمی شرکت درج گردد.

3-صورتجلسه باید روی سربرگ شرکت و با مهر شرکت باشد.

در قسمت تغییرات اشخاص حقوقی ، اطلاعات اعضای هیئت مدیره (رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس هیئت مدیره، مدیر عامل) را وارد نمایید.

در قسمت سمت اشخاص، سمت اشخاص حقوقی شرکت را وارد نمایید. در این صفحه، سمت اشخاص جلسه معین می شود. ابتدا «اشخاص جلسه» از افرادی که قبلا وارد نموده ایم انتخاب می شود. سپس «سمت شرکت» نیز از فهرست مربوطه انتخاب می گردد. و بعد از آن «سمت در جلسه» انتخاب می شود.

در تصویر زیر اطلاعات صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه یک شرکت سهامی خاص را مشاهده می کنید که در قسمت تصمیمات جلسه، انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره انتخاب شده است. در چنین شرایطی نوع تغییر در سمت را ویرایش و مدت تصدی، محدود و دو سال انتخاب می گردد.

در اینجا به مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره، حق امضا داده شده است.

ارتباط اشخاص جلسه: اگر سمت شخص در جلسه «نماینده سهام دار» یا «وکیل سهام دار» باشد در این صفحه وارد می شود. در این بخش ابتدا «نماینده/وکيل» انتخاب می شود. این فیلد بر اساس آنچه قبلا وارد شده است انتخاب می شود. سپس «نوع نمایندگی» مانند وکیل، وصی، قیم یا غیره را از فهرست انتخاب می کنیم. پس از آن «نماینده شده موکل» یعنی کسی که این شخص وکیل او شده است انتخاب می شود. در انتها کلید «ثبت ارتباط شخص» را کلیک می کنیم. اگر بخواهیم اطلاعات وارد شده را پاک کنیم از کلید «حذف ارتباط شخص» استفاده می نماییم. اگر بخواهیم تغییری در اطلاعات ایجاد کنیم بر روی صفحه کلید «مشاهده» را کلیک می نماییم. در انتها با کلیک بر روی کلید گام بعدی» به صفحه بعد می رویم.

اگر سمت شخص در جلسه، نماینده سهام دار یا وکیل سهام دار نباشد به تکمیل این قسمت نیازی نیست.

گام بعدی، درج متن صورتجلسه عینا مطابق با صورتجلسه ارسالی به سازمان ثبت می باشد.

پس از درج متن صورتجلسه، باید اطلاعات وارد شده و مدارک مورد نیاز تایید شود. و پس از انتخاب گزینه ثبت نهایی، رسید پذیرش را از سامانه دریافت نمایید و به همراه صورتجلسه تنظیمی و مدارک مورد نیاز به نمایندگی های پست معرفی شده در سامانه مراجعه فرمایید و با دریافت پاکت ثبت تغییرات، به ارسال صورتجلسه اقدام نمایید.

 و سپس در همان روز ارسال مدارک ، بارکد پستی و تاریخ ارسال صورتجلسه را در سامانه وارد نمایید و منتظر اعلام وضعیت صورتجلسه خود بمانید.

در صورت پذیرش صورتجلسه، پیش نویس آگهی تغییرات را می توانید در سامانه مشاهده فرمایید. در این مرحله با در دست داشتن شماره پیگیری صورتجلسه خود، به اداره ثبت شرکتها مراجعه کنید و آگهی تغییرات شرکت خود را که در آن شماره مکانیزه درج شده را دریافت نمایید و سپس به سایت روزنامه رسمی به آدرس https://www.rrk.ir مراجعه و از طریق قسمت ورود اعضا، و بخش پرداخت هزینه آگهی، هزینه را پرداخت کنید و برای پیگیری چاپ آگهی تغییرات، به قسمت آگهی های ارسال شده/ پی گیری آگهی رجوع فرمایید.