اهمیت و کاربرد نرم افزار حضور و غیاب

 

سیستم‌های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت و نظارت بر کارکنان دارند. امروزه زمان ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج پرسنل به پایان رسیده است. یک سیستم حضور و غیاب، ابتدا ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره می کند، سپس پردازش های لازم را انجام می دهد. اطلاعات حضور و غیاب به صورت مستند در نرم افزار نگهداری می شود و در هر زمان در دسترس خواهد بود. با ارائه اطلاعات پردازش شده، به صورت گزارش های متنوع، این نرم افزارها، نقش مهمی در ارزشیابی و نظارت بر عملکرد کارکنان ایفا می‌کنند.

 بنابراین سیستم حضور و غیاب راهکاری برای ثبت و ذخیره سازی زمان ورود و خروج کارکنان و ارائه گزارشهای آماری متنوع جهت مدیریت بهتر بر عملکرد پرسنل می باشد.

وقتی از سیستم حضور و غیاب صحبت می کنیم،‌ ذهن بیشتر افراد به سمت دستگاه حضور و غیاب می‌رود و خبری از نرم افزار در ذهن ها نیست. کاربران و خریداران سیستم های حضور و غیاب، ‌موقع خرید بیشتر مشخصات دستگاه سخت افزاری حضور و غیاب را پیگیر هستند و برخی اصلاً توجهی به نرم افزار ندارند و یا اهمیت چندانی به آن نمی دهند.

تفاوت دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب

دستگاه های حضور و غیاب، تنها تردد ( ورود و خروج ) کارکنان را ثبت می کنند. بقیه پردازش ها بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است. در واقع اهمیت یک نرم افزار حضور و غیاب خوب از دستگاه حضور و غیاب بیشتر است. برای درک بیشتر اهمیت نرم افزار حضور و غیاب، کافی است به این نکته توجه داشته باشید که سیستم های حضور و غیاب به سمت نرم افزارها و اپلیکیشن های آنلاین و تحت وب بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب پیش می روند.

تعریف نرم افزار حضور و غیاب:

نرم افزار حضور و غیاب برنامه ای است که اطلاعات تردد ( ورود و خروج ) کارکنان را از دستگاه حضور و غیاب یا هر وسیله دیگری (مانند گوشی هوشمند) دریافت می کند و پس از انجام اصلاحات، پردازشهای لازم آن را به انواع گزارش قابل استفاده مدیران، امور اداری، امور مالی (حقوق و دستمزد ) و ... تبدیل می‌کند.

وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت ساعات کاری (ورود و خروج ) کارکنان است. در مقابل وظیفه پردازش و محاسبات بر روی اطلاعات ورود و خروج، ارائه گزارش و همچنین برقراری ارتباط با دیگر نرم افزارها از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار پرسنلی و ... بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است. 

برای محاسبات حقوق می توان اطلاعات و داده های موجود در دستگاه حضور و غیاب را بدون دخالت نرم افزار حضور و غیاب به نرم افزار حقوق و دستمزد داد، اما این اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، خام است و شاید نیاز به ویرایش داشته باشد. مثلاً‌ً ممکن است فردی برای ورود در یک زمان به اشتباه دو تردد ثبت کند، یا شخصی ثبت تردد خود را فراموش کند و یا موفق به ثبت ورود یا خروج نشود. از طرف دیگر اطلاعاتی مانند مأموریت و مرخصی روزانه در دستگاه حضور و غیاب ثبت نمی گردد. بنابراین استفاده از ابزاری جهت انجام این ویرایش ها ضروری است. این ابزار همان نرم افزار حضور و غیاب است. 

یک نرم افزار حضور و غیاب به طور کلی از سه بخش اصلی تشکیل شده است:

 1.   اطلاعات پایه و اولیه 

در این بخش اطلاعات اولیه مانند مشخصات شرکت،‌ انواع استخدام‌ها، اطلاعات و مشخصات پرسنلی،‌ تعریف شیفت های کاری،‌ تعیین حداقل و حداکثر اضافه کاری و تعطیل کاری، تقویم و روزهای تعطیل و ... تعریف می‌شود.

2.   ویرایش ها و محاسبات

جهت حذف، ثبت و ویرایش دستی ترددها، ثبت مأموریت و مرخصی ها و انجام محاسبات از این بخش استفاده می شود.

3. تهیه خروجی و گزارش گیری

تهیه فایل خروجی برای سیستم حقوق و دستمزد و تهیه گزارشهای متنوع کارکرد فردی،‌ گروهی، روزانه، هفتگی و ماهانه، گزارش مأموریت،‌ مرخصی،‌ غیبت و ... در این بخش انجام می شود.

بيشتر شرکتهای تأمین کننده سیستم های حضور و غیاب هنگام فروش دستگاه حضور و غیاب،‌ یک نرم افزار حضور و غیاب ساده به صورت رایگان ارائه می دهند. این نرم افزار رایگان معمولاً جوابگوی نیاز کسب و کارهای کوچک خواهد بود. امّا اگر سازمان شما بسیار گسترده بوده و نیازها و چهارچوب های کاری متنوعی دارد،‌ در اینصورت نیاز به یک نرم افزار پیشرفته تر خواهید داشت که باید برای داشتن آن هزینه‌ای متقبل شوید.

خوشبختانه نرم افزارهای حضور و غياب خوبی توسط برنامه نویسان حرفه ای داخلی نوشته شده است و تمامی نیازهای هر کسب و کاری توسط آنها برآورده می شود. فقط کافی است بر اساس نیازهای سازمان خود انتخابی درست داشته باشيد.

نرم افزار پرسنلي داپ سافت، علاوه بر دارا بودن تمام ويژگي هاي يک نرم افزار حضور و غياب، قابلیت تعریف انواع شیفت کاری، ‌انواع گروههای کاری، محاسبات اضافه کاری،‌ مأموریت و مرخصی و تعطيل کاري را دارد. یکی دیگر از ویژگی های اين نرم افزار، ارائه گزارش های متنوع و مطابق با نیازهای سازمان است. این نرم افزار مي تواند با سيستم هاي مالی و حقوق و دستمزد مرتبط شود و مشخصات پرسنل را دریافت کند و همچنین خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد بگذارد. یک ویژگی ممتاز در نرم افزار پرسنلي داپ سافت، قابلیت بایگانی اطلاعات کارکرد و امکان دسترسی به آنها در هر زمانی می باشد. اطلاعات و داده های ورود و خروج کارکنان و همچنین نتایج ویرایش ها و محاسبات انجام شده در یک بانک اطلاعاتی نگهداری می شود و شما هر زمان که نیاز داشته باشید، مي توانید گزارش هاي مورد نظر خود را تهیه کنيد.

برای اطلاع از سایر ویژگی ها و خدمات نرم افزارهای پرسنلي و حقوق و دستمزد  داپ سافت، می توانید به بخش محصولات وب سایت ما، سر بزنید.