یک نرم افزار حقوق و دستمزد کاربردی، چه ویژگی هایی دارد؟

حسابداری حقوق و دستمزد یک شرکت یا سازمان، یکی از مهم‌ترین وظایفی است که به دست حسابداران انجام می‌شود. اما به دلیل پیچیدگی محاسبات مربوط به آن، درصد احتمال خطا در آن زیاد است و به همین دلیل، نیاز به دقت و ریزبینی بسیاری دارد.

امروزه با توسعه نرم افزاهای حسابداری و پیشرفت فناوری، این امکان به وجود آمده که با استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، به آسانی خطای انسانی را از محاسبات حقوق و دستمزد، حذف کرده و امور مالی را بدون خطا و با خیال راحت انجام دهید. برای آشنایی با ویژگی‌های این نرم افزارهای کاربردی و کارآمد، در گام اول نیاز به شناخت از نحوه کارکرد و هدف اصلی این نوع نرم افزارها داریم تا بتوانیم نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد را از تمام جهات، به صورت کامل بررسی کنیم.

تعریف نرم‌افزار حقوق و دستمزد

یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد در واقع با به کار گرفتن علم حسابداری، تمام اطلاعات مربوط به کارکنان یک شرکت یا سازمان را جمع‌آوری کرده و با در نظر گرفتن مالیات، بیمه و سوابق یا نحوه کارکرد پرسنل، حقوق آن‌ها را محاسبه می کند و به صورت فیش حقوقی به ما تحویل می‌دهد.

بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد در هر سازمان و یا شرکتی باعث افزایش بازدهی آن‌ها نیز می‌شود؛ زیرا محاسبه مالیات، بیمه و سوابق پرسنل مانند اضافه‌کاری، پاداش، حق اولاد و مسکن و… کار بسیار مشکلی است که به زمان و دقت بسیاری نیاز دارد.

مسلما یک حسابدار نمی‌تواند از پس محاسبه دستمزد کارکنان تعداد بالا بر بیاید و نیاز به یک نرم‌افزار دارد تا بتواند اطلاعات را در آن ذخیره کرده و به راحتی خروجی آن را، که همان دستمزد نهایی کارکنان است، تحویل بگیرد.

اطلاعات مورد نیاز نرم‌افزار حقوق و دستمزد

نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد به اطلاعات اولیه خاصی نیاز دارند تا بتوانند حقوق کارکنان را با دقت و بدون خطا محاسبه کنند. این اطلاعات مربوط به سابقه پرسنل، نحوه کارکرد آن‌ها و مزایای مورد استفاده آن‌ها است. اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق کارکنان عبارت‌اند از:

• اطلاعات حضور و غیاب کارکنان با وارد کردن اطلاعات دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده هر شرکت (دستگاه‌های کارت زنی) به نرم‌افزار حقوق و دستمزد
• اطلاعات کاملی از کارکنان مانند وضعیت تاهل، وضعیت مسکن، شرایط کار و وضعیت جسمانی
• اطلاعات تحصیلی کارکنان مانند مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی اخذ شده
• وضعیت استخدامی مانند کارآموزی، آموزشی، استخدامی، انتقالی و یا تعلیقی بودن کارکنان
• وارد کردن تاریخ واریز حقوق
• اطلاعات مربوط به وام، حق بیمه و مالیات کارکنان که در آخر از حقوق آن‌ها کسر می‌شود

حسابدار شرکت با استفاده از نرم‌افزار برای محاسبه حقوق کارکنان، اطلاعات مورد نیاز را در آن وارد می‌کند. نرم افزار نیز به صورت خودکار با توجه به اطلاعات ورودی، دستمزد کارکنان را حساب کرده و فیش حقوقی را چاپ می‌کند. بنابراین با این روش، حقوق پرسنل بدون مشکل و با دقت بالا محاسبه می‌شود.

ویژگی‌های یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد

یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد کاربردی، تمام مواردی که شما برای محاسبه حقوق کارکنان خود نیازمند هستید را در اختیار شما قرار خواهد داد و باعث افزایش دقت و سرعت محاسبات خواهد شد. نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد از ویژگی‌های بسیاری برخوردار هستند که هر کدام برای محاسبه حقوق یک فرد نقش مهمی دارند. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

ثبت اطلاعات و سوابق کارکنان

در گذشته برای ثبت اطلاعات کارکنان، شرکت‌ها دفترهایی برای بایگانی هزاران پرونده اختصاص می‌دادند که معمولا در آن پرونده‌ها یا گم می‌شدند یا اطلاعات آن‌‎ها از بین می‌رفت.

علاوه بر این مشکلات، برای پیدا کردن یک پرونده زیر خروارها پرونده دیگر، نیازمند وقت بسیاری بود. اما امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، تنها با وارد کردن نام پرسنل به راحتی می‌توانید به تمام اطلاعات موجود در سیستم دسترسی پیدا کرده و علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، نگران گم شدن و یا از بین رفتن اطلاعات کارکنان خود نباشید.

مدیریت حقوق کارکنان

در نرم افزارهای حقوق و دستمزد، حقوق پرسنل با توجه به اطلاعات ورودی، به طور خودکار محاسبه می گردد. شما می‌توانید در فرایند محاسبه، به راحتی تغییراتی ایجاد کنید تا خروجی دل‌خواه شما به دست بیاید. به عنوان مثال شما می‌توانید حقوق ماهیانه را به هفتگی تغییر دهید یا به پرسنل محبوب خود پاداش مضاعف داده و یا درجه حقوق آن‌ها را افزایش و یا حتی کاهش دهید.

سطح امنیتی بالا

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، قابلیت رمزگذاری آن‌ها است. شما به راحتی می‌توانید اطلاعات شخصی و مالی کارکنان و شرکت را با رمزگذاری محافظت کرده و دسترسی آن را محدود کنید.

واریز مستقیم حقوق به حساب کارکنان

از دیگر ویژگی‌های نرم‌افزار حقوق و دستمزد که باعث راحتی عملکرد مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها می شود، واریز مستقیم حقوق و دستمزد محاسبه شده توسط نرم‌افزار است. این ویژگی باعث می‌شود تا در منابع و پردازش‌های ماهیانه شرکت صرفه‌جویی شده و حقوق محاسبه شده بدون واسطه، در زمان بسیار کم به حساب کارکنان واریز شود.

پیگیری بازده کارکنان

با اتصال سیستم حضور و غیاب شرکت به نرم‌افزار حقوق و دستمزد، شما به راحتی می‌توانید از غیبت‌ها، اضافه‌کاری‌ها و مرخصی‌های کارکنان مطلع شده و به صورت اتوماتیک حضور و غیاب آن‌ها را در حقوق آن‌ها اثر دهید. این ویژگی باعث می شود تا به راحتی شیفت‌های کاری شرکت خود را مدیریت کرده و بدون انجام کاری، به صورت خودکار فرایند محاسبه را با داده‌های حضور و غیاب همگام‌‎سازی کنید.

دقت بسیار بالا

بهترین ویژگی یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد حرفه‌ای، دقیق بودن محاسبات آن است. اگر تمام اطلاعات به درستی وارد شوند و در فرمول‌نویسی آن مشکلی وجود نداشته باشد، این نرم‌افزارها بدون درصدی خطا، تمام محاسبات مالی شرکت را به صورت کامل انجام می‌دهند.

نرم‌افزار حقوق و دستمزد داپ سافت علاوه بر داشتن ویژگی هایی که ذکر شد به شرکت شما کمک می کند تا دچار مشکلات مالی و امنیتی از قبیل کلاه‌برداری نشوید و با صدور فیش حقوقی قابل اعتماد و بدون خطا، به آسانی حسابداری حقوق و دستمزد شرکت و سازمان خود را انجام دهید.

این نکته را به خاطر بسپارید که اکنون هر چه برای امور مالی شرکت خود سرمایه‌گذاری کنید، در آینده دچار مشکل نخواهید شد و در دراز مدت بهره وری سازمان و شرکت خود را نیز می توانید ارتقا ببخشید. بنابراین سعی کنید بهترین نرم افزار را انتخاب کنید.

برای اطلاع از سایر ویژگی ها و خدمات نرم افزارهای کاربردی گروه داپ سافت، می توانید به بخش محصولات وب سایت ما، سر بزنید.