معیارهای مهم در انتخاب یک نرم افزار کارآمد

معیارهای مختلفی برای انتخاب و یا خرید یک نرم افزار کاربردی مطرح است که برای گرفتن نتیجه مطلوب، باید به آنها توجه داشت. امنیت، کیفیت، سرعت، سازگاری، انعطاف پذیری نرم افزار بعضی از این معیارها می باشند.

زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار کاربردی برای محیط کار گرفته می‌شود، نگرانی و استرس قیمت‌های بسیار بالا باعث سردرگمی و دشواری در تصمیم‌گیری می‌شود. مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم‌افزارهای مورد استفاده قبلی نداشته باشید؛ اما حقیقت این است که این نگرانی‌ها فقط برای قیمت نیست و موارد مهم‌تری را شامل می‌شوند.

در ادامه به سؤالات زیر پاسخ داده خواهد شد:

- چگونه می‌توانیم نرم افزاری را انتخاب کنیم که مشکلات ما را حل کند؟

- بهترین گزینه‌هایی که باید در انتخاب یک نرم افزار در نظر بگیریم چه مواردی می‌تواند باشد؟

معیارهای مهم در انتخاب یک نرم‌افزار کاربردی چه مواردی می باشد؟
 

امنیت نرم‌افزار

یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار خوب، امنیت آن است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دارای مجوزهای لازم در این زمینه باشد. با دیدن مجوز معتبر، شما مطمئن می شوید که شرکتی متخصص با استانداردهای روز جهانی، نرم‌افزار مورد نظر را تست کرده و نرم افزار موفق به اخذ گواهی امنیت شده است. برای اطمینان بیشتر می توانید گواهینامه ارائه شده را استعلام نمایید تا از صحت آن مطمئن شوید.

توصیه می‌شود اگر نرم افزار انتخابی شما تحت شبکه کار می‌کند، حتماً نرم‌افزاری را انتخاب کنید که از پروتکل SSL برای امنیت شبکه پشتیبانی نماید. ضمناً، سطوح دسترسی را نیز بررسی نمایید. سطوح دسترسی باید در سطح اطلاعات، فرم‌ها، دکمه‌ها دسترسی جزءبه‌جزء موجود باشد.

یکپارچگی تمامی زیرسیستم‌های ERP

 امروزه نرم‌افزارهای جزیره جزیره منسوخ شده‌اند و سیستم‌های ERP جای آنها را گرفته‌اند. شما باید به دنبال یک محصول یکپارچه باشید. برای این موضوع دقیقاً مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم‌افزار باید با هم مرتبط باشند و آن را برای طراح و کارشناس نرم‌افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم‌افزار ببرید. یکپارچه بودن نرم‌افزار از بسیاری از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند و کلیه اطلاعات شما در یک پایگاه داده ذخیره می شود، بنابراین فقط یک سرور می‌تواند پاسخگوی همه نیازهای شما باشد.
 

تحت وب بودن

امروزه کاربران تمایل دارند بدون نیاز به نصب، از نرم‌افزار کاربردی استفاده کنند. این نیاز می‌تواند با قابلیت تحت وب بودن امکان‌پذیر شود. علاوه بر این، این مزیت را دارد که از هر مکانی بتوان (دورکاری) از نرم‌افزار استفاده کرد و این امر باعث افزایش خدمت‌دهی می‌دهد.
 

کیفیت نرم‌افزار (QC)

یکی از مهم‌ترین مقوله‌ها که باید در نظر گرفته شود QC یا همان کنترل کیفیت نرم افزار است که باید شرکت مجوزهای لازم را در این زمینه کسب کرده باشد. با وجود گواهی کنترل کیفیت نرم افزار، خیالتان از بسیاری مسائل فنی نیز راحت می شود.

درمجموع سیستم باید استاندارهای بسیاری را پشت سر بگذارد تا این مجوز را به شرکت تولیدکننده نرم‌افزار اعطا کنند؛ بنابراین بهتر است به این مهم توجه نمایید.
 

سرعت نرم‌افزار

هم اکنون در عصر سرعت قرار داریم. پس یک نرم‌افزار ایده آل، باید قابلیت این را داشته باشد که زمان انجام کارها را برای ما به حداقل برساند. نرم‌افزاری که می‌خواهیم استفاده کنیم باید تحت وب، چابک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

 میزان مصرف منابع توسط نرم‌افزار

هنگام خرید باید به این نکته دقت داشت که نرم‌افزار مورد نظر به چه میزان منابع به ازای هر کاربر نیاز دارد. بسیاری از نرم‌افزارها با تعداد کاربر بالا قفل می‌کنند که در تست کیفیت این موضوع بررسی کامل می‌شود؛ بنابراین به گواهی‌های کیفیت شرکت ارائه‌دهنده محصول، باید توجه بیشتری کرد.
 

سازگاری نرم‌افزار

هرچه نرم افزار با ویژگی‌های شما سازگارتر باشد، کار با آن راحت‌تر خواهد بود. در ابتدا نیازهای مجموعه خود را مدنظر قرار دهید. نرم‌افزار باید این توانایی را داشته باشد تا اولویت‌های مدنظر شما را پشتیبانی نماید.
 

انعطاف‌پذیری نرم‌افزار

نرم‌افزاری که می‌خواهید انتخاب کنید باید به صورتی طراحی شده باشد تا با تنظیمات ساده بتوانید آن را بر اساس سلیقه سازمان خود مطابقت دهید. نرم‌افزاری که تهیه میکنید باید آمادگی پوشش این چنین تغییرات را داشته باشد. امروزه برخی نرم‌افزارها با ابزارهایی مانند فرم ساز، گزارش ساز، طراحی مسیر گردش کار و نامه ساز، توانسته‌اند بخش عمده‌ای از نیازهای کاربران را برطرف کنند.

ظاهر خوب نرم‌افزار

کاربران سیستم دائماً با نرم افزار مشغول کار هستند و دوست دارند نرم‌افزار محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد و تا حدی بتوانند رنگ صفحات، میز کار شخصی و غیره را تغییر بدهند. علاوه بر آن ظاهر نرم افزار نباید پیچیده باشد و کاربر بتواند به‌آسانی به منوها با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد. 

قیمت نرم‌افزار

قیمت از عوامل مهم در تصمیم‌گیری است اما باید به این نکته هم توجه داشت که ما با انتخاب یک نرم افزار درست و کارآمد می‌توانیم از خیلی دوباره‌کاری‌ها، گردش کارهای مازاد و کاغذبازی‌ها جلوگیری کنیم و اثربخشی کاری را در سازمان خود افزایش دهیم. همچنین یک نرم‌افزار خوب باید توجیه اقتصادی بالایی برای سازمان به ارمغان بیاورد. به‌عبارت‌دیگر باید با اجرای سیستم نرم‌افزاری بتوانیم بسیاری از هزینه‌های فعلی که پنهان هستند را حذف و خدمات به مشتریان را افزایش دهیم.

خدمات پس از فروش نرم‌افزار

یکی از مهم‌ترین عوامل انتخاب یک نرم افزار خوب، خدمات پس از فروش یا همان پشتیبانی است. برای این امر می‌توانید نامه‌های تأیید نرم افزار، نامه‌های حسن انجام کار مشتریان و شرکت فروشنده را بررسی کنید و یا از طریق استعلام تلفنی از نحوه خدمات‌رسانی آنها مطلع شوید.
 

آموزش و استقرار نرم‌افزار

معمولاً همه شرکت‌های نرم‌افزاری همراه با خرید نرم افزار، آموزش استفاده از آن را نیز به شما خواهند داد. این آموزش می‌تواند به‌صورت حضوری و یا کلاس مجازی و یا توسط جزوات، سی دی آموزشی و راهنمای سیستم که به شما ارائه می‌شود انجام بگیرد؛ اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک نرم افزار جدید سؤالاتی مطرح می‌شود که کاربر، نیازمند به راهنمایی است. مطمئن شوید شرکت تولیدکننده نرم‌افزار بتواند در این زمینه نیز برای شما سرویس‌دهی مناسبی داشته باشد؛ زیرا هیچ‌چیز کلافه کننده تر از یک نرم‌افزار جدید و ناآشنا نیست.

مطمئن شوید شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار خواهد توانست شما را در هر لحظه به‌صورت تلفنی یا آنلاین و یا حضوری کمک‌رسانی کند.

بومی‌سازی Customize

-آیا مجموعه شما واحد خاصی دارد که مشابه آن در واحدهای نمونه وجود ندارد؟

-آیا کارهایی را به روش‌هایی خاص و منحصر بفرد انجام می‌دهید که مخصوص شماست؟

حتی‌الامکان هر ویژگی خاصی را که در مجموعه و کار خود دارید را به اطلاع طراح و کارشناس سیستم برسانید. این موضوع، از تنش حین کار و دوباره‌کاری و خستگی مجریان و عدم گرفتن نتیجه مطلوب، جلوگیری می‌نماید.

شرکت داده پردازان آرتا پارس (گروه داپ سافت) در طی سالیان فعالیت خود، همواره تلاش می نماید با ارائه نرم افزارهای ایده آل و کاربردی و همچنین پشتیبانی مطلوب، رضایت حداکثری مشتریان را در سرلوحه امور خود قرار دهد.